Проектные организации в настоящее время активно ищут и внедряют современные программные средства, позволяющие охватить весь цикл проектных работ от разработки проектной документации до передачи ее заказчику и последующего архивного хранения. И это не случайно, поскольку информационные потоки в этой сфере весьма полновесны, а сама информация представляет большую ценность и ее утеря может привести к невосполнимым последствиям. При выборе автоматизированной системы, необходимо учитывать и такой фактор, как возможность построить на ее базе единое информационное пространство организации, организовать управление и контроль над информационными процессами и обеспечить автоматизацию прохождения документов между участниками бизнес-процессов. Немаловажна гибкость и открытость системы. Негибкая система ограничивает возможности по ее внедрению во все сферы деятельности предприятия. Закрытая система ограничивает возможности по доступу к необходимой информации из сопряженных систем и имеет меньшие интеграционные возможности.
Система Lotsia PDM PLUS, также известная на российском рынке под именем PartY PLUS, обладает изложенными выше возможностями и позволяет автоматизировать как весь цикл проектно-изыскательских работ, так и проведение преддоговорной и договорной работы и планирования. Последние этапы играют не последнюю роль в проектном бизнесе и информация, появившаяся в ходе их исполнения, является основанием для начала проведения проектно-изыскательских работ. Такая информация, введенная в систему имеет большую важность, поскольку доступ к ней имеет весьма ограниченный круг людей, но содержание некоторых позиций должно прослеживаться до проектных документов самого нижнего уровня. В системе Lotsia PDM PLUS это обеспечивается за счет возможностей по наследованию информации. Таким образом, информация, введенная в систему один раз, используется столько раз, сколько требуется, но при этом отсутствует повторный ввод одних и тех же данных, зачастую чреватый ошибками, опечатками и т.п.
Рис. 1. Исходные данные для проектирования.
Говоря о предотвращении ошибок, следует отметить и такую возможность системы, как ведение неограниченного числа любых справочников и классификаторов. Ведь выбор из справочника удобен не только наличием унифицированной информации в системе, но, опять же, избежанием повторного ввода одной и той же информации. Таким образом, достигается единообразие характеристик информационных объектов системы и облегчается поиск информации. Несложно представить себе ситуацию, когда сотрудник допустит опечатку в названии проектируемой площадки. Однако, спустя некоторое время, попытавшись найти ее по названию, будет неприятно удивлен, не обнаружив искомую площадку. Ситуация, конечно, гипотетическая, так как система Lotsia PDM PLUS дает возможность найти «утерянную» информацию множеством других способов, но лишний раз подчеркивает необходимость минимизации ручного ввода ключевой информации. Кстати, говоря о поиске информации, следует отметить богатые поисковые возможности системы Lotsia PDM PLUS. Здесь и поисковые формы, и специальные окна поиска, и сохраненные запросы, и визуализация информационных массивов и многое, многое другое.
Рис. 2. Пример поисковой формы.
Информация может вводиться в систему сотрудниками подразделений различных профилей в графических формах, максимально приближенным к привычным бумажным формам. Это достигается за счет того, что система Lotsia PDM PLUS включает мощный встроенный редактор форм. Редактор форм позволяет настраивать как входные, так и выходные формы и, более того, настраивать персональные формы для сотрудников.
Одна и та же информация в разных формах может быть представлена совершенно по-разному. Такая гибкость облегчает привыкание пользователей к системе, а этот немаловажный фактор трудно не оценить по достоинству.
Рассмотрим вкратце цепочку работ, обеспечивающую выполнение всего проектного цикла так, как она может выглядеть в системе Lotsia PDM PLUS.
Система позволяет создавать и хранить неограниченное число вариантов проектов договоров, обеспечивая, при этом, прослеживаемость хронологии изменений. Договор имеет карточку (или даже несколько разных карточек) и соответствующий ему файл (документ), хранящийся в защищенном электронном архиве. Доступ к договору (даже еще не подписанному) ограничен тем кругом лиц, который напрямую участвует в процессе. В ходе ведения договорной работы контрагенты обмениваются между собой различными документами (протоколами и т.п.), учет которых тоже ведется в Lotsia PDM PLUS.
Рис. 3. Создание договора.
Но вот, договор подписан и составлен календарный план, который также может храниться и обрабатываться в системе. При необходимости, можно дать доступ к этой информации более широкому кругу пользователей. На основании календарного плана выполнения проектных работ могут быть составлены детальные планы-графики.
Пришло время ГИПу сформировать структуру проекта; и он это делает с помощью специальных средств системы Lotsia PDM PLUS. При этом, из договора автоматически черпается базовая часть информации. Собственно работа по составлению структуры проекта максимально упрощается и сводится на некоторых этапах к элементарным действиям. Структура проекта представляется в виде дерева, которое визуально более понятно пользователям. В структуре проекта автоматически создаются специальные папки для хранения исходных данных, заданий, рабочих материалов, находящихся на разных стадиях готовности. С документами, хранящимися в этих папках, в дальнейшем будут работать их конечные потребители – проектировщики, руководители среднего и нижнего звена, а управлять доступом к ним можно как автоматически, так и вручную.
Конечные пользователи начинают свою работу после получения задания. Передача заданий, да и всех документов в системе производится с использованием возможностей функции документооборота. Функция документооборота системы Lotsia PDM PLUS обладает очень большим функционалом и обеспечивает решение практически всех характерных задач, поскольку оснащается мощными и очень гибкими инструментами настройки, вплоть до средств извлечения информации из базы данных с использованием языка запросов SQL. Чтобы не пугать пользователей сразу оговоримся, что настройка системы под их конкретные требования осуществляется специально обученным администратором.
Проектировщики разрабатывают свои решения в среде принятых на предприятии САПР. При этом хранятся разрабатываемые документы в электронном архиве Lotsia PDM PLUS и доступ к ним строго регламентирован. При необходимости, доступ может быть предоставлен и другим заинтересованным пользователям системы. В этом случае, подразделения ведут свои разработки, имея актуальную информацию о разработках смежных подразделений. Для документов проекта пользователи могут создавать и хранить рабочие версии.
Система Lotsia PDM PLUS может комплектоваться специальными опциональными интерфейсами для работы с САПР. На сегодняшний день имеются интерфейсы к ряду продуктов компании Bentley Systems (MicroStation и приложения для него); Autodesk AutoCAD, Autodesk Inventor, Mechanical Desktop, SolidWorks, Компас-График и др. Также через ODMA поддерживается интеграция с большим числом офисных и графических приложений (Visio, CorelDraw, MS Office и др.). Работа с графическими документами с помощью опциональных интерфейсов подразумевает полную поддержку работы в защищенном архиве (открытие документов, хранение ссылок, предоставление доступа к компонентам, создание версий и т.д.). Ключевым моментом в работе интерфейсов является возможность синхронизации содержания текстовых полей графических документов с информацией из карточек документов, хранящейся в Lotsia PDM PLUS. Другими словами, основную надпись чертежа не придется заполнять вручную. Поскольку вся информация уже есть в системе (она вводилась пользователями на этапе создания карточек документов), то достаточно воспользоваться функцией синхронизации для ее экспорта в графический документ. Поддерживается синхронизация как из карточки в чертеж, так и из чертежа в карточку.
На этапах согласования, утверждения документов, выдачи заданий и др. используются возможности функции документооборота. Lotsia PDM PLUS поддерживает как свободный обмен сообщениями между пользователями, так и прохождение документов по строго определенной цепочке. За счет этого достигается полная повторяемость процессов и, как следствие, упрощение прохождения сертификации по ISO 9000. Говоря о стандарте ISO 9000 следует отметить и тот факт, что в системе Lotsia PDM PLUS ведется вся история изменений в проекте.
Рис. 4. Согласование документа.
Рис. 5. Форма настройки параметров согласования документа.
Для получения выходных форм используется встроенный генератор отчетов. Можно настроить формы различного содержания и оформления. Для руководства предприятия можно настроить формы, содержащие консолидированную информацию, а для руководителей отделов – содержащие детализированную информацию по отделу. Для ГИПов же можно настроить формы, содержащие информацию по его проектам. Следует отметить, что информация из выходных форм может быть экспортирована в приложения MS Office, например, на бланк предприятия.
Многообразие процессов, протекающих в проектной организации, требует жесткого и разноуровневого контроля исполнения, поскольку сроки производства проектных работ ограничены договором с заказчиком. Система Lotsia PDM PLUS предоставляет для этого все возможности. Контроль исполнения может быть как созерцательным, так и активным. В первом случае руководитель просто получает информацию, а во втором случае, система предлагает ему произвести управляющее воздействие на участников процесса.
Утвержденный проект должен быть передан заказчику. Объемы проектов в нефтегазовой отрасли достаточно велики, поэтому можно говорить о больших временны́х затратах на подбор документов. Система Lotsia PDM PLUS позволяет значительно упростить и эту процедуру. С помощью формализованных условий отбора можно произвести подбор и экспорт документов из электронного архива в пакетном режиме с формированием гипертекстового файла, содержащего описания всех экспортированных документов.
Кроме того, с помощью опциональной утилиты возможна организация пакетной печати подборок документов по проекту или даже проекта целиком буквально одним нажатием клавиши.
В данной статье освещены только некоторые возможности использования системы Lotsia PDM PLUS в проектных организациях, но обширный положительный опыт внедрения подтверждает, что эта система является, наверное, наилучшим выбором для отечественных проектных организаций.
