Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Общие вопросы построения, внедрения и сопровождения систем Workflow
gali
Активный участник
Сообщения: 285
Зарегистрирован: 27 мар 2007, 07:43

Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение gali »

Я, конечно, понимаю: лето и все такое, но что-то слишком мертво на форуме стало.
Есть такое желание: узнать, кто и как реализовал бизнес-процесс (бп) согласования документа. Пожалуйста, поделитесь опытом. Интересно все: использовался ли workflow или обошлись другими приемами, бралась ли за основу предустановленная настройка, обошлись списком пользователей (и групп) или построили дерево типа штатного расписания, как реализована подача замечаний: правкой исходного файла-документа в виде добавления комментариев, добавления новых версий, новых документов или отдельным текстом...
и все прочее, что считаете интересным или полезным
Аватара пользователя
Anderyt
Активный участник
Сообщения: 777
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 13:15
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Тюмень
Контактная информация:

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Anderyt »

ух ты..
попробую поделиться..
таких процессов у нас несколько, вроде мы не брали за основу настройку - процессы своеобразные, поэтому настраивали почти с нуля. в основном используется докоборот.
выбор исполнителей.
сделан не из групп и пользователей, а из подобия штатного расписания, в котором определены все отделы, секторы и группы, а также руководители и специалисты этих подразделений. это все на основе строковых индексов (мы уже про них вроде рассказывали на одной из конференций, давным-давно). по сути, проводится поиск объекта-сотрудника на основе маски строкового индекса. для инженера однозначно определяется рук. группы, сектора и отдела, для руководителя - выдается список ЕГО подчиненных, из которого он выбирает нужного (в этом месте ОЧЕНЬ пригождается возможность настройки окон выбора объектов в действиях - ну прямо красота получается, никаких лишних вкладок, список можно сделать хоть с телефонами, и он появляется сразу и отсортированный, и на всех РМ сразу :-) )
подача замечаний.
во-первых, вся переписка фиксируется в истории сообщения - после каждого этапа к сообщению текущего этапа добавляет новый текст, который в общем случае состоит из заранее определенных фраз (в зависимости от того, КАК юзер выполнил этап, типа "задание согласовано" или "задание НЕ согласовано, есть замечания:"), свободного текста, который пишет юзер, и автоматической подписи (кто и во сколько это сказал). получается история переписки. но она конечно живет до тех пор, пока живет карта, а карты мы удаляем каждое утро.. поэтому, чтобы хранить важные сообщения, есть журнал замечаний - в определенных местах шаблона на основе свободного текста, который ввел юзер, генерируется объект-замечание, который помещается в автоматически генерируемое дерево замечаний. само замечание связывает с передеваемым объектом, список замечаний можно посмотреть на вкладке с типом Связанные объекты. сейчас обсуждает вопрос хранения не только замечаний, но и ответов на замечания - иногда это нужно. итого - замечания хранятся в виде отдельных объектов.
в одном из шаблонов сделана возможность добавления версий документа (то есть как бы не замечание, а просто новая версия - свое видение того, каким должен быть документ). это есть в одном шаблоне, который достаточно нечастый, и документы в нем ходят более менее важные, поэтому их могут иногда править и лично начальники отделов..
общее.
в составе сообщений ходят сами документы, на них передаются (и отбираются) права. то есть за наличием прав к документу следит система.
список документов, которые прикрепляются к задаче, формируется автоматически (юзер их НЕ выбирает при отправке).
вот как то так..
лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
gali
Активный участник
Сообщения: 285
Зарегистрирован: 27 мар 2007, 07:43

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение gali »

А согласование несколькими лицами происходит параллельно или последовательно?
Смотри: запустили согласование, один согласовал, второй, а третий внес замечания. Как быть: начинать согласование с замечаниями с нуля, или, допустим, решив по замечаниям с третьим, продолжать?
Еще вопрос по шаблону, в котором у вас разрешено новую версию. Первый согласующий сделал версию со своими замечаниями (т.е. практически исправил текст). Что дальше? возврвщается к автору задания или идет к следующему? Следующий делает свою новую версию или как?

остальное я еще внимательно почитаю
и... спасиба
Аватара пользователя
Anderyt
Активный участник
Сообщения: 777
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 13:15
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Тюмень
Контактная информация:

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Anderyt »

всегда пожалуйста :-)
как уже говорил, процессы разные. в одном из процессов есть параллельное согласование. да, когда возникают замечания, эту ситуацию нужно аккуратно обрабатывать. у нас сделано след. образом.
решение о внесении изменений принимает должностное лицо уровня главного специалиста. он говорит, КАК вносить изменения - или просто исправить, оставив все имеющиеся подписи и ничего ни с кем не пересогласовывать (это если он уверен, что исправление никого не затронет, кроме того, кто сделал замечание), или прекратить согласование вообще, аннулировать все подписи и дать права на изменение документов. в обоих случаях юзеры, которые согласовывали (или которым документы были просто присланы, а посмотреть их они еще не успели) получают уведомление с человеческим текстом.
у нас это сделано в виде вложенных работ. работы ходят параллельно, в каждой есть документы (одни и те же). удалять документы при этом нельзя - карты сломаются. поэтому даем права только на внесение изменений. если изменение серьезное, то вложенная работа, которая инициировала прекращение, заканчивается, а родительская карта, видя флаг серьезного изменения, проталкивает объединитель, и все имеющиеся незавершенные вложенные работы аннулируются. после этого даем полные права на документы и удаляем подписи.
про добавление новых версий.
нам было достаточно сделать так, чтобы все версии, которые были созданы, просто хранились. юзер, которому отправляется документ, сам может выбрать ту версию, которая его устраивает. но при этом конечно каждый из проверяющих может вернуть на доработку, не заморачиваясь с новыми версиями.
лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
Андрей
Участник
Сообщения: 39
Зарегистрирован: 19 июл 2004, 15:33

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Андрей »

Разрешите присоединюсь к Вашей беседе, про выше сказанное все более менее знакомо...
Меня интересует вот какой момент в ситуации. Есть допустим процесс согласования чертежа с нормоконтролем и как положено... В этом случае насколько как Вы считаете удобно проверять чертеж (нормоконролеру и т.д) не секрет ведь, что на экране монитора все чертеж не видно и трудно есго проверить... Как у Вас решена эта проблема или как планируете решать (куплены мониторы 32" у согласующих? :D ) или как то еще?
Аватара пользователя
Anderyt
Активный участник
Сообщения: 777
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 13:15
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Тюмень
Контактная информация:

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Anderyt »

про нормоконтроль - это отдельная беда.. даже не про нормоконтроль, а про вообще проверяющих.
не могут люди проверять на мониторе :-( даже молодежь не может..
у всех уже стоят 19-20" мониторы, по две штуки, но все равно не могут..
надо, чтобы можно было на столе разложить сразу весь комплект и проверять. об унификации форматов (например, чтобы все делали только на А3, не доводя до А0) речи пока не идет, хотя вроде как такое где то работает..
так и мучаемся :-(
а байка про "весь чертеж".. глаза тоже не могут смотреть на весь чертеж сразу, все равно приходится бегать по листу, проверяя отдельные элементы..
а на мониторе, который в принципе так же может "пролетать" над листом, показывая какую то его часть, уже никак не получается смотреть..
одно время даже пробовали такую штуку внедрить - на одном мониторе - весь лист (понятно, что очень мелко), на другом - увеличенный фрагмент. область просмотра можно передвигать по листу, при этом на первом мониторе, где весь лист, двигается рамка. и все равно "сложно и невозможно".. видимо, пока не начнешь брать с них деньги за распечатку, никто не станет заморачиваться с проверкой на экране...
лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
Андрей
Участник
Сообщения: 39
Зарегистрирован: 19 июл 2004, 15:33

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Андрей »

Интересно в ээтом случае как наши зарубежные друзья решают данный вопрос, может знает кто, как у них организована работа?
Loco
Активный участник
Сообщения: 75
Зарегистрирован: 22 фев 2005, 12:33
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS LT

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Loco »

Андрей писал(а):Интересно в ээтом случае как наши зарубежные друзья решают данный вопрос, может знает кто, как у них организована работа?
За всех "зарубежных друзей" не скажу, но общались с австрийскими коллегами. Так у них все очень просто сделано: для печати документов на широкоформатных, цветных и сетевых принтерах нужно вводить пароль ( у каждого пользователя свой) на самом принтере чтобы получить отпечатки (используются принтеры Xerox, которые такую функцию имеют на аппаратном уровне). Все копии считаются программой и автоматически расписываются по пользователям.
При превышении какого-то норматива (точно не поняли, несколько он жестко задан) все затраты ложатся на пользователя, который печатал (тоже не до конца поняли механизм: то ли вычитается из зарплаты в конце месяца, то ли по итогам года).
С локальными принтерами пароль не вводится, но учет печати ведется средствами Windows и тоже разносится по пользователям.
В итоге никаких специальных запретов на печать нет, но народ печатает только самое необходимое. :) Но австрийцы почти такие же экономные, как немцы, так что для них это нормально.
Loco
Андрей
Участник
Сообщения: 39
Зарегистрирован: 19 июл 2004, 15:33

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Андрей »

Хорошо! С печатью понятно это было прогнозируемо, а вот как же они решают вопрос электронного согласования..
Получается если каждый у них печатает на стадии согласования чертежи то это бред, значит или все таки параллельно носится бумага или есть некий фирменный стандарт где написано что все согласуется в эл. виде...
Можете подтвердить мои догадки или опровергнуть?
Loco
Активный участник
Сообщения: 75
Зарегистрирован: 22 фев 2005, 12:33
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS LT

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Loco »

Андрей писал(а): а вот как же они решают вопрос электронного согласования..
Согласование у них ведется в электронном виде, но все желающие могут распечатать себе бумажную копию для просмотра. Но, как мы поняли, они этим не злоупотребляют.
СТП не видели, но у каждого сотрудника есть бумажка с инструкциями о том, как он должен работать. И работают они точно по этой бумажке.
Loco
Аватара пользователя
Anderyt
Активный участник
Сообщения: 777
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 13:15
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Тюмень
Контактная информация:

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Anderyt »

выходит, что каждый сам для себя решает - проверять на компе или распечатывать?
при этом, если слишком много печатать, то будут вычитаться деньги из зарплаты (в том или ином виде)..
так?
а насколько большая сумма будет сниматься? насколько она ощутима для человека?
и второй вопрос, где стоят принтеры? другими словами, насколько удобно распечатывать? если принтер далеко, то помимо материального "кнута" включается еще и чисто удобственный момент, или даже момент траты лишнего времени на поход за бумажной копией..
примерно так?
лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
Loco
Активный участник
Сообщения: 75
Зарегистрирован: 22 фев 2005, 12:33
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS LT

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Loco »

Anderyt писал(а):выходит, что каждый сам для себя решает - проверять на компе или распечатывать?
при этом, если слишком много печатать, то будут вычитаться деньги из зарплаты (в том или ином виде)..
так?
Именно так. Иначе шустрые сотрудники печатали бы там левые документы - на халяву они падкие даже больше, чем наши люди. :)
Anderyt писал(а):а насколько большая сумма будет сниматься? насколько она ощутима для человека?
Точно не знаю. Но, судя по всему, может набежать существенная.
Anderyt писал(а):и второй вопрос, где стоят принтеры?
Сетевые малоформатные, широкоформатные и цветные принтеры стоят в общем коридоре. Кстати, двери и перегородки в комнатах стеклянные, поэтому всегда видно, кто печатает (потом не отмажешься). Локальные принтеры формата A4 стоят на рабочих столах, но они есть не у всех (пара на комнату). Печатать чертежи на них не очень удобно.
Anderyt писал(а):другими словами, насколько удобно распечатывать? если принтер далеко, то помимо материального "кнута" включается еще и чисто удобственный момент, или даже момент траты лишнего времени на поход за бумажной копией..
примерно так?
А ведь и точно! Об этом аспекте я даже не подумал. :)
Loco
gali
Активный участник
Сообщения: 285
Зарегистрирован: 27 мар 2007, 07:43

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение gali »

что-то мне не нравится в такой организации дел
если работать с документом (чертежом) большого формата на мониторе РЕАЛЬНО НЕ УДОБНО, значит, такая работа ухудшает качество результата
если за удобство (рабочее, не личное!) надо платить из своего кармана, то НАШ ЧЕЛОВЕК выбирет карман, а не качество результата
а это чревато
даже, если он знает, что за брак его накажут, работает наше "авось"


правда, это уже за рамки темы...
Аватара пользователя
Anderyt
Активный участник
Сообщения: 777
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 13:15
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Тюмень
Контактная информация:

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Anderyt »

может быть, есть способ уменьшить формат чертежа?
чтобы не было больших чертежей..
лучше день потерять, потом за пять минут долететь!
Аватара пользователя
Старик Крупский
Активный участник
Сообщения: 803
Зарегистрирован: 27 июл 2006, 22:17
Откуда: Москва

Re: Организация бп согласования документа. Поделитесь опытом

Сообщение Старик Крупский »

gali писал(а):если работать с документом (чертежом) большого формата на мониторе РЕАЛЬНО НЕ УДОБНО
А может быть не не удобно, а не привычно? Я не знаю, я просто предполагаю, правда, мимо темы :-(
"Лучше меньше, да лучше" (C)
Ответить