Контроль за актуальностью архива - как?

Общие вопросы построения, внедрения и сопровождения систем PDM
Ответить
os_cherepanova
Новый участник
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 19 сен 2011, 15:35
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Воронеж

Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение os_cherepanova »

Здравствуйте, коллеги!

Активно внедряем электронный архив и остро встал следующий вопрос:
как у вас работает механизм контроля за правильностью выкладывания в систему ЭДО чертежей и их изменений в формате исполнения?

Поясню: Механизм у нас работает так, в общих чертах: проектировщик регистрирует комплект чертежей, распечатывает их, оформляет заявку в Лоции, и относит бумажную версию человеку, который проверяет комплектность и принимает в архив и бумагу, и Лоцийскую версию.
Проблемы следующие:
1. Человек, проверяющий комплектность в архиве, просто не в состоянии уследить за тем, насколько бумажная версия соответствует электронной. Проверяет общее количество листов и "похожесть" некоторых файлов в лучшем случае. Бывает так, что выложил чертеж в лоцию, распечатал из Лоции, все нормально. А потом поправил, распечатал подправленную версию как черновик(или вообще чертеж небольшой, распечатал в отделе на своем принтере), этот черновик подписал как оригинал и отнес в архив. В лоции осталась неправильная версия.
2. Многие чертежи впоследствии изменяются, наши проектировщики очень сопротивляются выкладыванию изменений в формате исполнения, якобы, это сильно увеличивает трудозатраты. Закрывать возможность вносить изменения вручную проблемно, т.к. лист чертежа, взятый из электронного архива нужно переподписывать, и изменял его не тот, кто разрабатывал изначально, брать на себя ответственность другого человека никто не хочет.
В итоге получается следующее: чертеж правится на бумаге, а в электронный архив в лучшем случае заносят информацию о том, что изменение было, прикладывая вместо измененного чертежа что-нибудь непонятное.
3. Аналогичная ситуация с чертежами субподрядчика: обманывают архив, говоря, что субподрядчик не предоставил чертежи в электронном виде, в результате в Лоцию они не попадают.

Очень интересно было бы знать, как вы решаете эти проблемы и как воообще у коллег организован электронный архив. Заранее спасибо за ответы:)
Аватара пользователя
Disillusioned
Активный участник
Сообщения: 420
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 15:12
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Подольск
Контактная информация:

Re: Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение Disillusioned »

Сейчас у нас в архиве конструкторской документации лежат только сканированные копии (есть, конечно, и CAD-файлы, но официального статуса у них нет). Изготавливаются сканированные копии в службе технической документации наряду с бумажными копиями. Соответственно, проблемы возникают ровно те же, что и с бумажными копиями. Не больше и не меньше...

Но, если я правильно понял, речь идет именно о CAD-файлах... Если так, то:
1. Человек, проверяющий комплектность в архиве, просто не в состоянии уследить за тем, насколько бумажная версия соответствует электронной. Проверяет общее количество листов и "похожесть" некоторых файлов в лучшем случае. Бывает так, что выложил чертеж в лоцию, распечатал из Лоции, все нормально. А потом поправил, распечатал подправленную версию как черновик(или вообще чертеж небольшой, распечатал в отделе на своем принтере), этот черновик подписал как оригинал и отнес в архив. В лоции осталась неправильная версия.
Без электронного согласования проблему не решить. Электронное согласование - дело не простое. Сейчас ведем разработку функционала для электронного согласования комплекта техдокументации с возможностью аннотирования. При этом знаю наверняка, что полноценное согласование и подписание мы запустить сразу мы не сможем, в лучшем случае, предварительное электронное согласование, с последующим подписыванием бумажных оригиналов.
2. Многие чертежи впоследствии изменяются, наши проектировщики очень сопротивляются выкладыванию изменений в формате исполнения, якобы, это сильно увеличивает трудозатраты. Закрывать возможность вносить изменения вручную проблемно, т.к. лист чертежа, взятый из электронного архива нужно переподписывать, и изменял его не тот, кто разрабатывал изначально, брать на себя ответственность другого человека никто не хочет.
В итоге получается следующее: чертеж правится на бумаге, а в электронный архив в лучшем случае заносят информацию о том, что изменение было, прикладывая вместо измененного чертежа что-нибудь непонятное.
Да уж, это весьма болезненный вопрос. Тут надо менять саму процедуру внесения изменений в документацию, чтобы помимо Извещения об изменении обязательно выпускалась новая версия документа (САD-файла). Иначе даже электронное согласование ИИ не поможет... А как ее (процедуру внесения изменений) изменять, если никакой заинтересованности "от бизнеса" не просматривается? Сейчас пытаемся внедрить электронное согласование ИИ. Изменение процедуры внесения изменений даже в планах пока не стоит.
3. Аналогичная ситуация с чертежами субподрядчика: обманывают архив, говоря, что субподрядчик не предоставил чертежи в электронном виде, в результате в Лоцию они не попадают.
Не слышал об информационных системах, которые могут противостоять человеческому обману :(. Но может для документации сторонних организаций и сканирования в службе технической документации хватит?
Ах и с ними невозможно
И без них никак нельзя
Аватара пользователя
Старик Крупский
Активный участник
Сообщения: 803
Зарегистрирован: 27 июл 2006, 22:17
Откуда: Москва

Re: Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение Старик Крупский »

Ничего не могу утешительного сказать. Но давно бродит мысль в тело документа, распечатанного из Лоции, выбрасывать штрихкод или другую метку, по которой во-первых, можно найти электронную версию, а во-вторых, по этому признаку должно быть понятно, что документ распечатан из Лоции. Но это пока только мысль. Как претворить в жизнь ясности нет, т.к. люди все равно обманут. Тем более, что обманывать будут тех, кого при помощи технических средств обмануть проще всего - проверщиков и архив. Фраза "это машина так сделала" бесит не на шутку.

А второе - централизация печати как жесткое административное решение. Печатает файлы специальный человек и он должен ставить свою закорючку или штамп, что распечатано из Лоции.
"Лучше меньше, да лучше" (C)
Аватара пользователя
Disillusioned
Активный участник
Сообщения: 420
Зарегистрирован: 15 июл 2004, 15:12
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Подольск
Контактная информация:

Re: Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение Disillusioned »

А второе - централизация печати как жесткое административное решение. Печатает файлы специальный человек и он должен ставить свою закорючку или штамп, что распечатано из Лоции.
А вот это верно. Если подписываться будет бумага - без этого никак. Плюс запрет любой ручной правки в централизованно распечатанных документах.
Ах и с ними невозможно
И без них никак нельзя
os_cherepanova
Новый участник
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 19 сен 2011, 15:35
Используемое ПО: Lotsia PDM PLUS
Откуда: Воронеж

Re: Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение os_cherepanova »

Старик Крупский писал(а): Но давно бродит мысль в тело документа, распечатанного из Лоции, выбрасывать штрихкод или другую метку, по которой во-первых, можно найти электронную версию, а во-вторых, по этому признаку должно быть понятно, что документ распечатан из Лоции.
Идея со штрих-кодом действительно давно витает в воздухе, но у нас под это пока не дадут ни времени, ни денег :cry:
Старик Крупский писал(а):А второе - централизация печати как жесткое административное решение. Печатает файлы специальный человек и он должен ставить свою закорючку или штамп, что распечатано из Лоции.
Все равно будут выкручиваться... ежели только не завести еще человека, который будет с этим чертежом бегать-подписывать его, не выпуская из рук, и потом сам лично относить в архив:)
Аватара пользователя
Старик Крупский
Активный участник
Сообщения: 803
Зарегистрирован: 27 июл 2006, 22:17
Откуда: Москва

Re: Контроль за актуальностью архива - как?

Сообщение Старик Крупский »

os_cherepanova писал(а):
Старик Крупский писал(а):А второе - централизация печати как жесткое административное решение. Печатает файлы специальный человек и он должен ставить свою закорючку или штамп, что распечатано из Лоции.
Все равно будут выкручиваться... ежели только не завести еще человека, который будет с этим чертежом бегать-подписывать его, не выпуская из рук, и потом сам лично относить в архив:)
Здесь суть в том, что на распечатанной бумажке будет признак, что она распечатана из Лоции - подпись или штампулечка. Или и то, и другое. Например, штамп: "Распечатано из эл.архива" и подпись спец.человека, который только и имеет права распечатывать. И все, подписывающие бумагу, должны знать, что без этой подписи и штампика никто не должен бумагу даже смотреть! Это чисто административное решение. Одни только технические решения не прокатят.
Не думаю, что человек, бегающий с чертежом, будет подделывать штамп и подпись.

Правка форматирования цитаты. Moderator_Team
"Лучше меньше, да лучше" (C)
Ответить