Практически любое предприятие сталкивается в своей повседневной деятельности с задачами по учету ресурсов. Такие задачи затрагивают большинство внутренних областей: кадры, оборудование, программное обеспечение, текущие и архивные проекты, финансы и т.п.
Для оборудования, особенно для нестационарного, регулярно требуется информация о его текущем местонахождении, о его загруженности в определенный период времени. Требуется также иметь возможность установки текущего статуса единицы оборудования, например «Ремонт», ведения истории жизненного цикла оборудования и информацию о предполагаемых сроках ремонта для планирования загрузки ресурсов.
Задача учета кадровых ресурсов предполагает наличие возможностей по первичному учету кадров (прием на работу, формирование учетного листа), учету отпусков, болезней, отработанного времени, тарифных ставок, окладов, текущей и перспективной загруженности, построению графика отпусков, ведению трудовой истории сотрудника.
Для учета текущих проектов (задач) важно иметь возможности по обеспечению проектов ресурсами, своевременной замене ресурсов, участвующих в решении задачи, контролю бюджета и т.п.
Основой системы учета ресурсов, реализованной в системе Lotsia PDM PLUS, является дерево проектов (задач) предприятия. Каждая задача должна быть обеспечена некоторым набором ресурсов: исполнителями, оборудованием. На каждую задачу может выделяться определенный бюджет. По мере его расходования, имеется возможность получения информации о направлениях и суммах расходов, остатке средств. Поскольку бюджетирование является предметом отдельной темы, в рамках данной статьи оно не рассматривается. Задачи предприятия могут делиться на текущие и архивные, т. е. завершенные. В соответствии с такими положениями и строится дерево задач предприятия.
В окне дерева проектов системы Lotsia PDM PLUS выделена вкладка с названием «Входимость». Выделив в дереве проектов конкретный ресурс, имеется возможность просмотреть в этой вкладке список всех задач, где используется данный ресурс. Такая возможность является оперативной. Для получения более полной и развернутой информации о ресурсе, следует использовать средства встроенного генератора отчетов - создавать и настраивать тематические отчеты.
Для группировки ресурсов создаются объекты, играющие роль папок. Каждая из этих папок имеет название, соответствующее типу хранимых ресурсов («Исполнители», «Оборудование», «Программное обеспечение») и общий корень - объект «Ресурсы». Таким образом, модель данных системы учета ресурсов представлена двумя основными деревьями проектов:
- Задачи.
- Ресурсы.
Объектам, представляющим собой задачу (объект типа «Задача»), ставится в соответствие некоторый набор атрибутов, характеризующий в необходимой мере задачу. К таковым атрибутам могут быть отнесены:
- дата начала;
- плановая дата окончания;
- содержание задачи;
- статус
и другие атрибуты.
Задачи (работы), выполняемые для сторонних организаций, могут быть охарактеризованы атрибутами, содержащими справочную информацию о заказчике (контактное лицо, телефон и т.п.). Эти атрибуты помогут пользователю получить дополнительную информацию, не обращаясь к другим источникам.
Отметим, что, в зависимости от специфики деятельности предприятия, дерево проекта «Задачи» может иметь дополнительную разбивку задач по папкам. В этом дереве, папки «Текущие задачи» и «Архивные задачи» могут дробиться по различным, типичным для предприятия, направлениям – заказчикам, тематике задач и т.д. В этом случае, справочные атрибуты имеет смысл поднять на уровень выше и поставить в соответствие узловым объектам, представляющим собой корень группы. Таким образом, пользователь будет избавлен от необходимости дублированного ввода одной и той же информации.
Ресурсы, сгруппированные по папкам, удобны, с точки зрения доступности для оперирования. Выбранный ресурс можно легко включить в требуемую задачу. Отчет, сформированный по задаче, покажет список ресурсов, участвующих в задаче. С другой стороны, отчет, сформированный по списку ресурсов, покажет все, имеющиеся в наличии, ресурсы. Более того, имеется возможность сформировать отчет, показывающий все имеющиеся в наличии доступные ресурсы. Так, например, в таком отчете не будет показано ремонтирующееся оборудование и сотрудники, находящиеся в отпуске или отсутствующие по болезни.
Возможности описанного выше учета ресурсов становятся доступными при введении в структуру базы данных специальных типов объектов, предназначенных для связи с конкретными объектами-ресурсами и хранения в своих атрибутах какой-либо информации об этом ресурсе, актуальной в течение определенного периода времени. Например, для учета периодической недоступности ресурса (отпуск или болезнь сотрудника, ремонт оборудования) создается объект типа «Отказ». Этому объекту следует присвоить набор атрибутов, характеризующих ресурс с точки зрения недоступности:
- дата начала недоступности;
- дата окончания недоступности;
- наименование недоступности.
Использование такой организации учета позволяет повысить информативность системы и получать разнообразные выходные формы, вплоть до графика отпусков за определенный год.
Аналогично производится учет отработанного времени сотрудников или оборудования. Такой учет необходим в случае почасовой оплаты работы сотрудников или арендованной техники. Для организации повременного учета вводится специальный тип объекта для хранения информации о наработке. Отметим, что принципиально, решение о введении в структуру базы данных нового типа объекта принимается пользователями, исходя из специфики хранимой информации о наработке и отказах. Дело в том, что если атрибутивное наполнение этих объектов одинаково, то, соответственно, необходимости вводить новый тип объекта может и не быть. Учет отработанного времени (наработки) может вестись следующими атрибутами:
- дата наработки;
- время наработки.
Объект типа «Наработка» связывается направленной связью с объектом-ресурсом. Информация о конкретной наработке доступна в окне проекта. Блоки аналитической информации о наработке за определенный период в разрезе исполнителей или оборудования формируются с использованием возможностей генератора отчетов.
Существует и более простой способ получения аналитической информации по конкретному ресурсу. Но, отметим, что этот способ не решает задачи глобально, поскольку содержит лишь визуальную информацию о конкретной наработке ресурса. Способ заключается в использовании возможностей вычисляемых полей в пользовательских формах. Используются такие атрибуты, как «Дата и время начала работы», «Дата и время окончания работы», «Тариф». В вычисляемых полях производится расчет временного интервала между датами начала и окончания работы. Причем, в случае совпадения дат, вычисляется количество отработанных часов (минут), а в случае несовпадения дат, вычисляется количество отработанных дней. Имея атрибут, хранящий величину тарифной ставки, имеется возможность вычисления произведения величин отработанного времени и тарифа. Таким образом, введя значения атрибутов, пользователь моментально получает расчет отработанного времени и суммы к оплате.
Сотрудникам кадровых служб могут быть интересны возможности системы Lotsia PDM PLUS в плане ведения личных карточек сотрудников. Анкетные данные хранятся в атрибутах объектов типа «Сотрудник». Настроенная пользовательская форма позволяет отображать на экране анкетные данные и фотографию сотрудника. Если же настроить несколько пользовательских форм содержащих разнопрофильную информацию о сотруднике, то просмотр информации будет тематическим. Также возможна распечатка анкеты сотрудника и экспорт анкетных данных в приложения MS Office. Профилирование пользователей позволяет полностью разделить доступ к атрибутам и пользовательским формам. Так, например, сотрудники технических служб не получат доступ к формам с анкетными данными сотрудников, а к некоторым формам могут иметь доступ только сотрудники службы безопасности предприятия.
Такие повседневные, описанные выше действия, как изменение статуса задачи и помещение ее в архивную папку, учет наработки, отпусков, болезней сотрудников, ремонтов оборудования, оформление нового сотрудника или любого другого нового ресурса и помещение их в папку соответствующих ресурсов и многие другие реализуются в системе Lotsia PDM PLUS через редактор шаблонов действий пользователя.
Администратор системы, настроив пользовательские действия, формы и отчеты, дополнительно к предопределенным, полностью избавит рядовых пользователей от выполнения несвойственных им функций при работе с системой Lotsia PDM PLUS.
