но почему то файлы в лоции, в половине случаев, оказываются захваченными (ключик)
с чем это может быть связано?

Причем под администратором Инструменты/Открытые документы/Захваченные - все пусто, т.е. вроде их как и нет - хотя вот они есть

можно ли как-то это контролировать автоматически? чтобы по умолчанию неиспользуемый документ всегда был свободен?